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Licences logiciels : quand les éditeurs mettent la pression

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Tandis que le logiciel est l’un des principaux postes de dépenses informatiques, il se trouve être aussi une des causes de complexité en matière de gestion.

Avec plusieurs dizaines de logiciels et d’applications par poste et par utilisateur, la gestion des licences peut se révéler difficile, et ce d’autant que les règles de tarification diffèrent généralement d’un éditeur à un autre, voire même d’un produit à un autre au sein d’une même gamme de logiciels.

Les entreprises mal informées

Selon un rapport publié en ce début d’année par Flexera, une entreprise spécialisée dans la gestion des actifs logiciels, en 2015, 65 % des entreprises interrogées auraient été soumises à une vérification de conformité en matière de licences et 44 % d’entre elle auraient payé 100 000 $ ou plus en coûts de rattrapage.

Ce n’est pas étonnant, étant donné que les entreprises sont généralement mal informées des termes exacts de leurs contrats logiciels, et qu’elles ne cherchent pas à en savoir plus. C’est lors des audits réalisés par les éditeurs qu’elles finissent par découvrir qu’elles ne sont pas en règle.

Un audit informatique pour mieux connaître son SI

Ainsi, connaître l’état des lieux exact de son système d’information, et opérer une gestion précise et consciencieuse de ses licences logicielles est plus important qu’on ne le pense. Un moyen de procéder à cet inventaire est de faire réaliser un audit informatique, qui va permettre d’obtenir une cartographie de l’ensemble du capital informatique matériel et immatériel de l’entreprise : postes de travail, applications bureautiques ou métier, serveurs et moyens de connexion.

L’audit informatique permet également de mesurer la performance du système, sa viabilité et sa pérennité. Enfin, l’audit informatique permet de mettre en place une sécurité préventive, par l’identification éventuelle de failles du système, des données critiques devant être limitées d’accès, ou encore, par l’établissement d’un seuil de disponibilité minimal, éventuellement complété par un plan de continuité d’activité (PCA) ou un plan de reprise d’activité (PRA).

Gestion des licences : quelles solutions ?

Ainsi, les entreprises ont tout intérêt à prendre les devants concernant la gestion de leurs licences, avant que les éditeurs eux-mêmes ne décident de faire des contrôles. Et ce, d’autant qu’il semble que certains sont prêt à engager des procédures contre leurs clients, jusqu’à obtenir gain de cause.

Pour les petites structures, la vérification est aisée, mais pour les entreprises plus importantes, le recours à des systèmes de gestion de logiciels peut être utile.

Autre solution : externaliser la gestion des licences. Le prestataire en question peut ainsi s’occuper de l’audit, du suivi des licences dans le temps, mais également, vous proposer une assistance dans le choix de vos licences et la négociation avec les éditeurs.

L’objectif ? Rationaliser les achats de licences, et faire de substancielles économies (jusqu’à 30%), en évitant le sur-licensing (le fait de posséder plus de licences que nécessaire) ou le sous-licensing (le fait de sous estimer ses besoins en logiciel).

Vous souhaitez en savoir plus, et estimer les gains possibles au sein de votre propre structure ? N’hésitez pas à contacter Ivision, spécialiste en externalisation informatique, assistance et conseil, pour la réalisation d’un audit du système d’information, d’un audit de sécurité informatique, ou encore d’un audit applicatif.

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