Google Drive est l'un des services cloud les plus connus au monde pour stocker nos fichiers. Mais non seulement nous sommes confrontés à l’un des meilleurs services gratuits de ce type, mais il dispose également de fonctions avancées avec lesquelles approfondir ses fonctionnalités.
En fait, il peut devenir un outil central même pour notre organisation, notre créativité ou notre travail d’équipe. Drive nous permet d'automatiser des tâches et même de créer des systèmes domestiques qui fonctionnent dans notre vie quotidienne. Donc, si vous êtes un étudiant, un créateur de contenu ou même un enseignant, nous avons des astuces sous la surface de Drive pour le transformer en quelque chose de beaucoup plus grand.
En fait, nous disposons d'options telles que le tableau blanc numérique collaboratif lui-même, pour créer des esquisses de schémas ou de projets. Nous disposons également de systèmes qui nous permettent de créer des formulaires ou un système d'inscription avec Google Forms. Parmi ces possibilités, dans cet article nous allons vous apprendre à profiter de quatre fonctions dont vous ignoriez probablement l'existence. Tirez le meilleur parti de Google Drive avec les outils suivants.
Google Drive comme tableau blanc créatif
Google Drive intègre des outils de dessin à Google Docs lui-même. Ce cloud peut donc devenir un tableau blanc virtuel pour créer des diagrammes, des cartes mentales ou même un brainstorming. Ce type d'application est parfait pour les cours, les séances créatives ou en groupe.
Comme vous pouvez le voir sur la photo, il vous suffit d'accéder à n'importe quel document créé avec « Docs » et, depuis la barre d'outils supérieure, de cliquer sur « Insérer », puis de sélectionner « Dessin » et enfin « Nouveau ». Cela ouvrira un « tableau blanc » numérique pour ajouter nos créations aux documents dont nous avons besoin.
Formulaires intelligents
Google Forms, synchronisé avec Sheets, vous offre la possibilité de créer des systèmes de collecte automatique de données. Vous pouvez créer des enquêtes, des inscriptions, des tests, des quiz et même des mesures personnelles. Les réponses sont stockées et traitées automatiquement dans le cloud.
De plus, vous pouvez programmer des notifications, créer des graphiques et des rapports en temps réel, ou même envoyer des e-mails automatiques où sont collectées les données obtenues. Un moyen idéal pour organiser des projets, gérer n’importe quel événement ou suivre vos propres activités personnelles sans barrières techniques.
Collaboration sur des projets
L'un des points les plus connus de Google Drive, et l'un des plus utiles, est qu'il nous permet de partager des dossiers et des documents afin que les utilisateurs que nous souhaitons puissent collaborer sur un projet. De cette façon, ils peuvent modifier une feuille de calcul et visualiser les progrès en temps réel.
Il n’est pas nécessaire d’expliquer le potentiel que cela peut avoir dans le travail collaboratif des universités ou dans tout projet collaboratif nécessitant une exécution ordonnée et en temps réel. De plus, tous les membres ayant le rang « Editeur » ont la possibilité d'incorporer des fichiers, des documents ou des tableaux multimédias. Le cadre idéal pour réaliser des travaux de groupe.
Référentiel de liens intelligents
Nous pouvons utiliser Google Drive comme s'il s'agissait de notre archive de liens personnels. C'est-à-dire une fonction similaire à la collection de signets de navigation, mais beaucoup plus flexible et sécurisée.
Pour ce faire, il vous suffit de créer un dossier dans Drive avec le nom souhaité. Par exemple : « Liens », « Ressources » ou « Bibliographie ». Et une fois créé, lorsque vous trouvez un site Web, un article, une vidéo ou un document en ligne que vous souhaitez enregistrer pour le consulter ultérieurement, vous disposez de deux options intéressantes :
- Vous pouvez enregistrer le fichier sous « .url » en le faisant glisser de votre navigateur vers le bureau, puis en le téléchargeant sur Drive. De cette façon, lorsque nous cliquons sur ledit fichier, le site Web sera directement enregistré.
- Créez un Google Docs avec votre liste de liens. Vous pouvez créer un document Google et ajouter les liens, en les ordonnant comme vous le souhaitez. Par exemple, en le séparant en sections telles que « Tutoriels », « Actualités », « Livres PDF » ou « Bibliographie des ouvrages ». De cette façon, vous pouvez y accéder à tout moment, même depuis votre propre mobile si vous partagez un compte Google avec votre ordinateur.