Office est depuis des années la suite de référence dans le secteur bureautique, tout en obligeant les utilisateurs à acheter la licence correspondante. Désormais, ses développeurs misent sur un modèle similaire mais par abonnement, comme c'est le cas avec Microsoft 365.
Nous retrouvons ici tous les programmes qui font partie de la suite bureautique susmentionnée que la plupart d'entre vous connaissent très bien, mais avec un avantage important. Et au lieu de payer le prix fort coût de la licencenous ne payons que pour les mois pendant lesquels nous allons utiliser ces applications : Word, Excel, PowerPoint et plus encore.
Avantages de Microsoft 365 par rapport à Office traditionnel
À tel point que désormais le géant de la technologie encourage les utilisateurs à souscrire à ce modèle et ne cesse de travailler à son amélioration. À ce stade, il convient également de noter que les mises à jour publiées ici arrivent immédiatement, ce qui est extrêmement important pour beaucoup.
Selon le type d'abonnement que nous optons, nous disposerons de fonctionnalités supplémentaires comme une grande quantité de stockage disponible sur les serveurs de l'entreprise. Ici nous pouvons choisir les plans Basique, Standard ou Premium; ce dernier s'adresse principalement aux entreprises.
Mais nous parlons de programmes extrêmement complets et bien plus complexes qu’il n’y paraît au premier abord. A partir de là justement, nous allons vous parler ci-dessous d'une série d'astuces que vous ne connaissez peut-être pas sur cette suite et qui vous aideront à être désormais plus productif dans vos équipes.
Fonctionnalités cachées des programmes Microsoft 365
Et ces applications, si populaires et utilisées dans le monde entier, cachent parfois des fonctions et des outils quelque peu méconnus et qui peuvent nous être extrêmement utiles. C’est le cas des propositions dont nous parlerons ci-dessous.
Générer du faux texte pour remplir des documents dans Word. Dans le populaire éditeur de texte qui fait partie de la suite que nous avons mentionnée, nous avons la possibilité de générer du texte automatiquement. Cela peut nous être d’une grande aide dans différentes circonstances. Il suffit de taper =rand(6,3), ce qui générera 6 paragraphes de 3 lignes chacun.
Récupérer les données d'une image pour la convertir en tableau. Nous pouvons l’utiliser dans le tableur Excel, où nous pouvons créer des tableaux à partir d’une photo. Pour ce faire, on se rend dans le menu Données / Depuis l'image. Il ne nous reste plus qu'à télécharger une photo d'un tableau et Excel le rendra modifiable.
Retarder l'envoi d'e-mails dans Outlook. Microsoft 365 intègre son propre gestionnaire de messagerie, le populaire Outlook. Cela nous permet de retarder ou de programmer nos messages à partir de l'option de menu Nouvel e-mail / Options / Retarder la livraison. Ici, nous pouvons le programmer pour l'heure à laquelle nous souhaitons qu'il soit envoyé automatiquement dans le futur.
Enregistrez des présentations avec narration dans PowerPoint. D'autre part, le programme pour créer nos propres présentations multimédia inclus ici nous permet d'enregistrer la présentation entière comme telle. Il suffit d'aller dans l'option de menu Diaporama / Enregistrer. A noter que cette fonction nous permet de stocker la présentation en tant que telle dans un fichier vidéo.
Recherche de fonctionnalités cachées. La combinaison de touches que nous pouvons utiliser dans pratiquement toutes les applications Microsoft 365 est Alt + Q. C'est un outil d'aide puissant. Il suffit de taper ce que nous voulons faire pour que le programme nous aide directement.