Lorsque vous archivez un e-mail, celui-ci est toujours disponible dans Gmail (via la section Tous) et disparaît de la boîte de réception. Nous pouvons effectuer ce processus manuellement ou automatiquement à l’aide d’un script chargé d’exécuter le processus automatiquement après un certain temps.
Ci-dessous, nous vous montrons les étapes à suivre pour que les e-mails que nous recevons dans notre boîte de réception soient automatiquement archivés après 24 heures, un processus que nous devons faire avec chacun des e-mails que nous souhaitons archiver automatiquement.
Archiver automatiquement les e-mails dans Gmail
En utilisant les filtres Gmail, nous pouvons archiver automatiquement les e-mails que nous recevons dans notre compte de messagerie, cependant, ces filtres sont exécutés automatiquement lorsque nous recevons chaque e-mail, cela ne nous est donc pas utile si nous voulons que ce processus soit terminé. faites-le toutes les 24 heures ou chaque fois que nous voulons qu’il s’exécute, une option que nous pouvons personnaliser et que nous vous montrons à la fin de l’article.
La première chose que nous devons faire est de créer un nouveau label que nous appellerons archive automatique. Pour le créer, il faut cliquer sur le signe + qui se trouve juste à droite de Tags.
Une fois que nous avons créé cette étiquette, nous devons l’appliquer à tous les emails que nous souhaitons archiver automatiquement. Pour ce faire, nous devons cliquer sur les 3 points verticaux de l’un des e-mails que nous souhaitons filtrer pour sélectionner l’option Filtrer les messages comme celui-ci. Ensuite, dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur Créer un filtre pour développer les options de filtrage et cochez la case Appliquer l’étiquette pour sélectionner l’archivage automatique. Enfin, cliquez sur Créer un filtre.
À partir de maintenant, tous les e-mails provenant de cette adresse seront étiquetés Archivés automatiquement, mais seront toujours disponibles dans votre boîte de réception. Pour qu’ils soient automatiquement archivés, nous devons créer un script qui se charge de le faire. Pour réaliser cette tâche, nous visiterons le site Web Script d’applications Google en utilisant le même compte de messagerie.
Ensuite, cliquez sur Nouveau projet et collez le script disponible dans ce lien vers GitHub dans la section Code.gs. Ce code est configuré pour archiver les e-mails datant de plus de 48 heures dans votre boîte de réception.
Enfin, nous attribuons un nom au script pour le localiser et nous le sauvegardons en cliquant sur l’icône représentée par une disquette. Une fois enregistré, cliquez sur Exécuter pour sélectionner le compte sur lequel nous voulons que cela fonctionne.
Un message s’affichera indiquant que Google n’a pas vérifié le code. Pour confirmer que si nous souhaitons utiliser ce script, cliquez sur Paramètres avancés puis allez dans Archiver les e-mails Gmail.
Ensuite, nous devons accorder des autorisations au compte afin qu’il puisse lire et apporter des modifications à notre compte de messagerie. Enfin, le script s’exécutera et nous montrera le journal en cours d’exécution en bas, archiver tous les e-mails avec cette étiquette.
Pour que ce script fonctionne avec d’autres comptes de messagerie, nous devons effectuer le même processus dans Gmail avec les autres emails que nous souhaitons également archiver automatiquement, ajout de la balise d’archivage automatique.
Personnaliser quand nous voulons que le script s’exécute
Ce script est chargé d’archiver tous les e-mails de plus de 48 heures stockés dans la balise d’archivage automatique à chaque exécution. Cependant, nous pouvons changer pour l’exécuter automatiquement quand nous le voulons, que ce soit toutes les 12 heures, toutes les 8 heures, chaque semaine, chaque mois ou quand nous le voulons.
Pour configurer quand nous voulons que ce script soit exécuté automatiquement, depuis Apps Script nous cliquons sur l’icône qui représente une horloge et, dans le coin inférieur droit, cliquez sur Ajouter un activateur.
Ensuite, nous sélectionnons le script et définissons la manière dont nous voulons l’exécuter, que ce soit en accéléré, via un événement de calendrier ou en utilisant tout autre type de déclencheur.
