Selon la nature de notre travail, il peut être nécessaire de tenir certaines réunions tout au long de la journée ou de la semaine pour mener à bien un projet. Le problème auquel sont confrontés ceux qui sont chargés de les créer, sans compter le rejet des invités qui y voient une perte de temps, est de trouver une date qui convienne à tous les participants. Google, via Gmail, a la solution parfaite.
Google a annoncé une nouvelle fonction qui, sans aucun doute, réduira le nombre d’e-mails nécessaires pour pouvoir organiser une réunion, une fonction qui, pour le moment, ne se concentre que sur un maximum de 2 interlocuteurs, puisque c’est le seul moyen de mener à bien ce processus de manière efficace et nous verrons ensuite pourquoi.
Lorsque cette fonction est implémentée, lors de la création d’un email, en bas des options, à côté de l’icône stylo (pour signer des documents), une s’affichera sous la forme d’un calendrier. En cliquant sur cette icône, deux options s’afficheront.
La première possibilité montrer quand nous sommes libres (Offre fois que vous êtes libre) nous permet de sélectionner les jours et les heures où nous sommes disponibles faire une rencontre. Le destinataire recevra un e-mail avec une invitation à toutes ces dates pour sélectionner celle qui lui convient le mieux. Lors de la sélection de la date spécifique, vous devez entrer votre nom complet et votre adresse e-mail. Cette fonctionnalité ne fonctionne qu’avec le calendrier principal du compte.
De plus, il a profité de la création de cette fonction pour changer la position de la fonction Créer un événement pour l’introduire dans cette même section. De cette façon, à partir de Gmail, nous pouvons créer un événement sans avoir à accéder à Google Calendar.
Si nous voulons créer une réunion à un certain moment avec plus d’une personne, c’est la fonction que nous devons utiliser et où nous pouvons définir le titre ou le sujet de la réunion et les personnes qui sont invitées à la réunion. Ils recevront un e-mail avec les informations de ceci et où ils peuvent confirmez directement votre présence.
Le fonctionnement de cette fonction pour créer des événements est très similaire aux appels vidéo programmés via Meet, donc si nous avons l’habitude de l’utiliser, nous n’aurons aucun problème à nous adapter.
Cette nouvelle fonction sera disponible pour tous les utilisateurs de Gmail, à la fois les utilisateurs privés et ceux liés au domaine de l’éducation ou à l’environnement de travail. Cette fonction qui commencera à toucher le grand public à partir du 31 juillet.
Cette fonction est très utile, non seulement au sein d’une entreprise, mais aussi dans relations avec les clientscar cela leur permet de sélectionner le jour et l’heure qui leur conviennent le mieux, en particulier lorsqu’ils traitent avec des clients très occupés qui passent la journée à entrer et sortir du bureau.