N’envoyez jamais un PDF ou un Word par e-mail sans l’avoir fait au préalable

Plus précisément, nous nous référons à nos propres documents que nous créons avec des programmes tels que ceux qui font partie de la suite Microsoft Office. Évidemment, les fichiers personnels que nous générons avec d’autres applications similaires ou même ceux connus sous le nom de PDF entrent également en jeu ici. Ce sont des contenus qui, en règle générale, contiennent des informations personnelles, soit les nôtres, soit issues de notre travail, et que nous ne voulons en aucun cas qu’elles tombent entre de mauvaises mains.

Dans le cas où nous allons travailler localement sur nos propres fichiers dont nous parlons, généralement nous ne devons pas prendre de précautions supplémentaires. Il est vrai que cela ne fera jamais de mal, mais ce n’est pas obligatoire si personne d’autre ne va accéder à ces Contenu. Un autre cas très différent est le cas, qui est également de plus en plus courant, où nous sommes disposés à partager ces fichiers. Nous faisons référence à la possibilité que, pour une raison ou une autre, nous soyons disposés à envoyer par courrier ou par une autre voie en ligne, un fichier que nous avons créé en Word ou en PDF.

Si nous allons envoyer ce fichier à quelqu’un d’autre, il est généralement très possible qu’il contienne des informations privées que nous ne voulons pas partager avec le reste du monde. Par conséquent, nous devrions prendre une mesure de précaution presque obligatoire afin de protéger tout cela. C’est quelque chose qui ne prendra que quelques secondes et qui évitera des ennuis à l’avenir.

Protégez DOCX ET PDF avant de partager

Et c’est que la chose la plus recommandable dans ces cas avant d’envoyer ces fichiers, par quelque moyen que ce soit, est de les protéger d’une manière ou d’une autre. Plus précisément, nous faisons référence à la possibilité de crypter leur contenu et d’établir un mot de passe d’accès afin que personne d’autre ne puisse voir ce qu’ils hébergent. Il se peut que, pour certains erreur de programme ou les nôtres, nous partageons ces fichiers avec qui nous ne voulions pas au début.

Il se peut aussi que nous soyons victimes d’une sorte d’attaque et ces fichiers tombent entre de mauvaises mains. Si nous les envoyons de la manière dont nous les créons par défaut, n’importe qui d’autre peut accéder au contenu stocké dans ce fichier Word ou PDF. Cependant, avec cette simple étape de protection, en quelques secondes, nous rendrons ce fichier inaccessible à toute personne ne disposant pas du code d’accès.

En fait, nous pouvons souligner que la plupart des programmes qui nous aident à modifier et créer ces documents, ils disposent aujourd’hui de fonctions de sécurité pour les protéger. Par exemple, lors de l’utilisation de la fonctionnalité Word Enregistrer sous, dans la section Outils / Options générales, nous aurons la possibilité de définir un mot de passe pour protéger ce document spécifique. C’est une fonction qui peut être étendue à la plupart des applications chargées de travailler avec ces fichiers texte ou avec des PDF.

Évidemment, nous devons le fournir au ou aux destinataires du document que nous allons partager sur Internet. C’est quelque chose que nous pouvons faire par une autre voie sécurisée afin que cela puisse être fait ouvrir le fichier sans problème.