Le service de messagerie Outlook est l’un des plus anciens avec Yahoo! du marché, même si ce n’était pas le premier nom avec lequel il a frappé le marché. Si nous utilisons notre adresse Outlook (@outlook, @hotmail, @live ou @msn) dans le cadre de notre travail ou de nos études ou comme principal outil de communication, nous devons connaître toutes les fonctions qu’elle nous offre, et qu’il n’y en a pas peu, pour en tirer le meilleur parti. Les groupes sont l’une des fonctionnalités les plus utiles et les moins connues d’Outlook.
Les groupes Outlook nous permettent de réduire le temps que nous passons devant l’ordinateur
Que sont les groupes Outlook
Outlook, comme toute autre plate-forme de messagerie, nous permet d’ajouter des contacts au calendrier. Les groupes dans Outlook sont comme mini carnets de contactc’est-à-dire des groupes de contacts que nous pouvons créer pour toujours avoir à portée de main tous les e-mails envoyés aux mêmes personnes, étant extrêmement utiles à la fois au travail, dans les études et dans la vie de famille.
Microsoft ne divulgue pas le nombre maximum de membres pouvant faire partie d’un groupe, il n’y a donc initialement aucune limite. Bien sûr, si vous envisagez d’utiliser cette fonction pour envoyer des newsletters, vous devez savoir que sur le marché il y a de meilleures options que celades options beaucoup plus confortables qui nous permettent d’effectuer un suivi exhaustif des envois et de leur réception.
Que puis-je faire avec les groupes ?
Si nous partageons régulièrement des images ou des informations avec les mêmes membres de notre famille, avec des collègues de travail ou d’études, la meilleure chose à faire est de créer un groupe. Lorsque nous créons un groupe Outlook, nous regroupons tous les contacts en un seul endroit, ce qui nous permet de partager des informations directement avec le groupe au lieu d’ajouter un par un tous les membres qui le composent, ce qui nous permettra d’éviter d’oublier de partager l’information avec l’un d’entre eux.
Les groupes Outlook sont comme une liste de diffusion ou une newsletter à laquelle tous les membres qui le composent sont inscrits. Si l’un des membres souhaite quitter ce groupe, il ne peut pas le faire automatiquement, mais il doit contacter l’utilisateur qui l’a inclus pour le supprimer du groupe. Il est probable que Microsoft inclura à l’avenir une fonctionnalité permettant aux utilisateurs de se désabonner en cliquant sur un lien, mais cette option n’est pas disponible actuellement.
Tirez le meilleur parti des groupes Outlook
Microsoft est conscient de l’importance des groupes et nous propose différentes fonctions pour en tirer le meilleur parti.
créer des groupes
Pour créer un groupe Outlook, la première chose que nous devons faire est d’accéder à la section Contacts du panneau Outlook, ceci est affiché sur le côté droit de l’interface. Ensuite, cliquez sur la flèche vers le bas à droite de Nouveau contact pour sélectionner Nouveau groupe.
Ensuite, nous devons écrire le nom du groupe et, dans la section Membres, sélectionner tous les contacts de l’agenda que nous voulons inclure dans le groupe.
gérer les membres
Une fois que nous avons créé le groupe, si nous devons ajouter des membres ou en supprimer, depuis la page principale du groupe, cliquez sur Membres, puis sur Gérer les membres.
Envoyer des e-mails au groupe
En haut de ce panneau, l’option Envoyer un e-mail est affichée, une option que nous pouvons utiliser pour envoyer un e-mail à tous les membres via l’adresse e-mail du groupe. C’est-à-dire que lorsque nous créons un groupe, il n’est pas nécessaire de sélectionner le groupe pour envoyer un e-mail, il suffit de saisir l’adresse e-mail qui a été générée pour ce groupe.
Accéder à tous les e-mails du groupe
Si nous voulons accéder à tous les e-mails que nous avons envoyés ou reçus des membres de ce groupe, nous pouvons le faire depuis l’onglet Courrier électronique. Nous pouvons également accéder à partir de la page principale d’Outlook, si nous avons établi le groupe que nous avons créé comme favoris.
Julien, rédacteur chez Progiciels Mag, se spécialise en cybersécurité et innovations technologiques. Sa passion pour le numérique et son expertise font de lui une source incontournable d’informations avant-gardistes pour les lecteurs. Son travail contribue significativement à maintenir le magazine à la pointe de l’actualité high-tech.