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Cinq erreurs à ne pas commettre avec son logiciel de Business Intelligence

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Tandis que la Business Intelligence serait, selon Gartner, l’une des principales priorités des décideurs pour l’année 2017, et que les logiciels dans ce domaine sont en pleine révolution, avec la nécessité de prendre en compte les nouveaux usages des utilisateurs et des phénomènes tels que le Big data ou la démocratisation des données délivrées par les objets connectés, les entreprises sont en situation de se doter de nouveaux outils performants pour l’analyse de leurs données.

Mais pour faire le choix du bon outil, il importe de prendre en compte un certain nombre de bonnes pratiques et de ne pas reproduire les erreurs que nous allons vous présenter ci-dessous.

Se concentrer sur la collecte des informations plus que sur leur exploitation

La Business Intelligence comporte généralement quatre phases du traitement de l’information : la collecte et l’extraction des données, le stockage de ces données, leur mise à disposition et leur exploitation / interprétation.

La collecte des données est bien entendue une étape importante puisque l’on va réfléchir au formatage, au nettoyage et à la consolidation de ces données. On appelle gestion des données de référence le fait de standardiser et de gérer la traçabilité des données de référence de l’entreprise. Il s’agit d’un projet en soi dont la finalité dépasse la simple collecte des données.

L’une des erreurs faites par les entreprises en matière de logiciels de Business Intelligence, c’est de se focaliser uniquement sur cette étape de collecte des données et d’en oublier la façon dont elles devront être exploitables une fois le projet mis en place. La finalité d’un outil de Business Intelligence devrait toujours être de permettre de dégager des informations utiles à la prise de décision.

C’est donc davantage sur les tableaux de bords et sur le reporting que les entreprises doivent concentrer leurs efforts. Pour ce faire, il sera nécessaire d’avoir défini avec précision les objectifs que l’outil de Business Intelligence doit remplir et les réponses qu’il doit permettre d’apporter aux instances décisionnelles.

Ne pas définir précisément les objectifs auxquels la solution de business intelligence doit répondre

Nous venons d’en parler plus haut, Il est nécessaire lors du choix de son logiciel de business intelligence de définir avec précision les objectifs auxquels le logiciel doit répondre.

Pour cela, il est important de se baser en premier lieu sur des problématiques métiers. Les informations collectées par le logiciel, une fois analysées et transformées en tableau de bord ou en reporting doivent apporter des réponses à des questions précises.

Ainsi, si l’on considère un logiciel de Business Intelligence au service de l’amélioration de la relation client, on pourra identifier en exemple des problématiques et des questions telles que les suivantes :

  • Quel est le profil de mes utilisateurs ?
  • Quels sont leurs centres d’intérêt ?
  • Quel est le meilleur moment pour solliciter mes utilisateurs ?
  • Quelles sont les publicités les plus adaptées (format, message) ?

Etc.

Ne pas prévoir d’accompagnement au changement pour les utilisateurs

Tandis que les entreprises engagent de plus en plus de démarches orientées utilisateurs, le choix d’un logiciel de Business Intelligence doit bien entendu en premier lieu prendre en compte les besoins et les habitudes des collaborateurs des l’entreprise. Une des erreurs les plus courantes c’est que les atouts et les avantages du logiciel aient été identifiés par les équipes directrices et les managers, mais que les besoins et les usages des collaborateurs eux-mêmes n’aient pas été suffisamment sondés.

Il est nécessaire d’inclure les utilisateurs aux différents tests du logiciel, et de les intégrer tout au long du choix de la solution. De plus, il est important de prévoir une phase de formation mais aussi, une phase éventuelle de conduite du changement.

De nombreuses organisations perdent de l’argent car elles ont investi dans des outils qui sont mal utilisés, voire qui ne sont pas du tout utilisés par leurs collaborateurs. Une façon d’intégrer des collaborateurs à l’usage du nouvel outil est de fixer des objectifs personnels à chaque employé et en les reliant à l’usage du logiciel. Dans tous les cas, changer les habitudes requiert une part de pédagogie et de vulgarisation, et une part de stratégie et de discipline.

Ne pas prendre en compte l’agilité de la solution et de son évolutivité au cours du temps

À l’heure où les technologies évoluent en permanence et parfois même de façon exponentielle, il est important de choisir une solution qui soit capable de s’adapter au système d’information actuel de l’entreprise, mais aussi d’évoluer avec ce système d’information et avec les nouveaux usages des utilisateurs.

Dans ce sens, on peut prendre l’exemple de la démocratisation de la Business Intelligence,qui s’est effectuée ces dernières années dans un bon nombre d’outils. Si autrefois l’analyse des données était réservée à une élite, et que les utilisateurs étaient contraints de confier leurs analyses à quelques experts au sein de l’entreprise, désormais la tendance est à la démocratisation et à la possibilité pour chacun de disposer de ses propres tableaux de bord et de son reporting.

Il ne s’agit que d’une tendance parmi les autres, et on privilégiera donc des solutions capables d’évoluer, d’être améliorées et de s’adapter aux objectifs business ou aux nouveaux indicateurs de l’entreprise.

Ne pas tabler sur les nouvelles tendances que sont la mobilité et la collaboration

Nous pouvons identifier deux autres tendances majeures des évolutions des usages au sein des systèmes d’information : la mobilité, c’est-à-dire la capacité pour les utilisateurs d’accéder à leurs données où qu’ils se trouvent, et la collaboration, notamment avec la possibilité de partager facilement les informations ou de travailler sur des documents ou des dossiers communs.

Le choix d’un logiciel de Business Intelligence se doit désormais d’intégrer ces deux notions, car de plus en plus d’utilisateurs travaillent à partir de supports mobiles tels que des tablettes ou des smartphones et que la mise en commun des informations est une véritable aide à leur exploitation.

Enfin, proposer une solution à la pointe des derniers usages permet de favoriser son appropriation et véhicule l’image d’un outil moderne auprès des collaborateurs.

Ainsi, nous venons de répertorier cinq des principales erreurs à ne pas reproduire lorsqu’il s’agit du choix de son logiciel de Business Intelligence.

Parmi les multitudes de solutions disponibles sur le marché, ces quelques points vous permettront de prendre une décision plus éclairée lors du choix de l’outil. Vous devrez donc vous concentrer sur les besoins de vos utilisateurs, sur leurs usages et leurs habitudes, sur la facilité d’utilisation de l’outil et la possibilité pour ce dernier de permettre une certaine autonomie, sur la capacité de l’outil à s’adapter au système d’information actuel de votre entreprise mais aussi d’évoluer dans le temps ou encore sur sa capacité à répondre à des questions concrètes liés à vos processus métiers ou a vos cas clients.

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