C’est ainsi que je certifie les emails que j’envoie afin qu’ils aient une validité juridique

Nous communiquons de plus en plus par email. Tant sur le plan personnel qu’au travail, les e-mails sont un moyen simple et rapide de parler de toutes sortes de sujets. Bien souvent, les e-mails ne sont pas pertinents et n’apporteront rien. Cependant, lorsque nous envoyons des choses importantes, il est essentiel qu’il y ait non seulement une trace de ce que nous avons envoyé, mais également de la manière dont nous l’avons envoyé (c’est-à-dire le contenu). Et comme les e-mails sont facilement modifiables, lorsque nous devons y recourir, nous constatons que l’e-mail très important que nous avons envoyé n’a aucune validité.

Disons le pire des cas : nous avons eu un problème avec une entreprise et nous devons le porter en justice. Le juge demande des preuves des emails, et nous les présentons. L’entreprise peut dire qu’elle n’a pas reçu les emails, ou présenter des emails modifiés. Lequel des deux a raison ? Il faudrait commencer une procédure beaucoup plus longue et coûteuse, dans laquelle Google devrait demander des preuves de ces e-mails, les étudier, etc., etc. En supposant que les e-mails ne soient pas passés par un serveur POP/IMAP contrôlé par l’entreprise et que vous les ayez supprimés.

Il est également conseillé de l’utiliser, par exemple, lorsque nous effectuons des démarches auprès du Trésor, des plaintes, toutes les questions pouvant être de nature juridique, des demandes de prêt, la souscription et l’annulation de produits, etc.

Qu’est-ce que la certification d’un email ?

Lorsque nous souhaitons envoyer une communication avec une preuve fiable de sa réception et de son contenu, nous utilisons généralement le burofax. Mais ce burofax, en plus d’être très coûteux, n’est pas toujours la bonne option pour certaines communications. Et rappelons-le, il utilise un support physique (la lettre), avec tous les délais que cela implique.

Certifier un e-mail, c’est, d’une manière générale, le convertir en un burofax que, au lieu de l’envoyer par la Poste, nous l’enverrons via notre e-mail. Grâce à cela, nous aurons une immédiateté que le burofax n’a pas, il est beaucoup plus facile à utiliser pour tout le monde, moins cher et, bien sûr, meilleur pour l’environnement. Pour ce faire, il faut recourir à un tiers qui certifie le courrier. Ce tiers sera une société qui, avec validité légale, pourra agir en qualité de notaire pour attester de ladite communication.

En certifiant un email, nous pouvons démontrer que :

  • Nous l’avons envoyé.
  • Le destinataire l’a reçu.
  • L’intégrité du contenu. Ce qui y est dit est certifié, ainsi que toutes les données jointes qui pourraient y être incluses.
  • Date et heure d’envoi et de réception de l’e-mail.
  • L’identité de l’expéditeur et du destinataire.

Même s’il y a quelques années les juges étaient quelque peu réticents à admettre la validité de ces courriels, aujourd’hui, l’article 162 du Code de procédure civile admet déjà ce type de notifications comme preuve fiable ayant une pleine validité juridique. Et elles sont, depuis 2013, même entérinées par la Cour suprême elle-même.

Comment puis-je envoyer un e-mail certifié ?

Il existe de nombreux sites Web qui nous permettent de le faire. Et la plupart d’entre eux, entièrement gratuits. Personnellement, celui que j’aime le plus est eGarant. Mais d’autres, comme Preuve électronique soit Signature Ils sont tout aussi valables et faciles à utiliser.

En prenant comme exemple la plateforme eGarante, sur cette plateforme nous pouvons trouver plusieurs options de certification. En plus du courrier électronique, nous pouvons également certifier l’état d’un site Internet ou de certains documents. En ce qui nous concerne, le certificat email, eGarante nous permet d’utiliser ce service gratuitement, à condition qu’il soit pour un usage personnel, avec un destinataire maximum, et un maximum de 2 Mo par email.

Pour cela, il suffit de rédiger normalement notre email, de placer le destinataire dans la case « À », et d’ajouter l’adresse suivante dans « CC » : « mailsigned@egarante.com ».

Ensuite, nous enverrons l’e-mail. Le courrier devrait arriver normalement au destinataire. Mais, immédiatement après, vous recevrez un deuxième email vous informant de sa certification. Et, dans quelques minutes, nous devrions avoir le même email avec un PDF, qui fait office de certificat.

Certifier l'e-mail eGuarante - 2

Ce PDF contient la preuve que nous avons envoyé l’e-mail, ainsi que son contenu. Bien entendu, dans la version gratuite, en plus d’être limité à un seul destinataire, cela ne garantit pas que l’email sera ouvert et lu. Pour cela, nous devrons payer l’un des modes de paiement.

Nous recommandons également de sauvegarder ces fichiers bureautiques au format PDF si vous devez réaliser cette certification à plusieurs reprises. Il faut tenir compte du fait que nous pouvons ouvrir et visualiser leur contenu avec plusieurs programmes tels que notre navigateur Web préféré. En fait, Microsoft Edge nous propose plusieurs outils pour travailler avec ce contenu.