L’une de ces fonctions nous permet partager l’accès à notre compte Gmail avec d’autres utilisateurs, une fonction axée sur l’utilisation conjointe de plusieurs personnes du même compte de messagerie.
Comment ça marche
La première chose que nous devons savoir sur cette fonction est que il y a un administrateur, et qui est la personne qui a créé le compte de messagerie associé à un mot de passe. La personne qui a créé l’e-mail est la personne qui doit accorder des autorisations aux autres utilisateurs afin qu’ils puissent accéder au compte pour lire, répondre et écrire de nouveaux e-mails.
Les e-mails traités par des personnes autorisées seront toujours signés par l’utilisateur qui l’a fait, et non par le compte principal, mais ils seront envoyés à partir de ce compte de messagerie, même si, pour les destinataires, nous pouvons configurer leur fonctionnement pour qu’il soit n’affichait que l’adresse du compte principal. De cette manière, Gmail nous permet d’identifier rapidement qui a envoyé un email, sans avoir à vérifier les derniers accès au compte via l’IP.
Les utilisateurs autorisés ne peuvent utiliser aucune autre plateforme associée au compte Gmail, telle que Meet, au nom du compte sur lequel ils sont autorisés, ils peuvent uniquement gérer le courrier électronique. De plus, ils ne peuvent pas modifier le mot de passe ni fermer le compte. La seule personne qui peut modifier le mot de passe du compte ou le fermer est la personne qui l’a créé et partagé le compte avec d’autres.
Comment accorder une autorisation d’utilisation à un compte Gmail
La fonction que Gmail nous propose pour partager l’utilisation d’un compte avec d’autres utilisateurs se trouve dans les options de configuration de Google, notamment dans la section Comptes et importation.
Pour partager l’accès au compte avec d’autres utilisateurs, cliquez sur Ajouter un autre compte. À ce moment-là, une nouvelle fenêtre s’affichera où nous devrons saisir l’adresse email de la personne à qui nous voulons donner accès et cliquer sur Prochaine etape.
Ensuite, une nouvelle fenêtre s’affichera nous informant que nous allons autoriser ce compte à accéder à notre compte de messagerie. Pour confirmer que nous souhaitons effectuer le processus, cliquez sur le bouton Envoyer un e-mail pour accorder l’accès.
À ce moment-là, la personne avec laquelle nous souhaitons partager le compte recevra un e-mail dans lequel elle sera invitée à confirmer qu’elle souhaite accéder à notre compte Gmail et où elle n’aura qu’à cliquer sur le lien affiché dans la section Pour accepter cette demande, cliquez sur le lien suivant.
Une fois que nous avons confirmé l’e-mail, Gmail nous informe que ce processus peut prendre jusqu’à 30 minutes pour être actif, il suffit donc de s’asseoir et d’attendre que cette fonction soit disponible.
Configurer cette fonction
Une fois que nous avons activé cette fonction avec d’autres comptes, nous devons configurer son fonctionnement conjointement, c’est-à-dire avec tous les comptes que nous avons autorisés puisque nous ne pouvons pas effectuer ce processus de manière indépendante. Gmail nous permet de configurer deux options :
- Marquer comme lu. Si nous cochons la première option, lorsqu’un des membres autorisés lit un email, celui-ci sera marqué comme lu. Il est préférable de choisir la deuxième option afin que, au fur et à mesure que chacun des comptes ayant accès au compte le lise, celui-ci soit enregistré indépendamment comme lu dans chacun d’eux.
- Informations sur l’expéditeur. Lorsqu’un e-mail est envoyé, nous pouvons le configurer pour que l’adresse e-mail autorisée et la principale soient affichées ou que seule l’adresse e-mail principale soit affichée. Cependant, dans la section Envoyés, la personne qui l’a envoyé sera affichée.
Bien qu’elle puisse être utile dans de nombreuses situations, elle constitue une fonctionnalité très dangereuse si elle tombe entre de mauvaises mains. Par conséquent, nous devons toujours contrôler qui peut ou ne peut pas accéder à notre compte de messagerie. Et assurez-vous également d’avoir cette option à portée de main afin que, lorsque nous ne voulons plus que l’autre personne accède à notre compte, nous puissions rapidement désactiver l’accès.