Journées de bénévolat de Phoenix – Emma Taylor

Chez Phoenix, nous avons récemment introduit la possibilité pour tout le personnel de prendre une journée hors de l’entreprise pour faire du bénévolat pour un organisme de bienfaisance ou une cause caritative de leur choix. Ici, Emma Taylor, responsable de la formation et du développement chez Phoenix, explique comment elle a passé sa journée de bénévolat…

« J’ai décidé d’utiliser ma journée de bénévolat pour aider une organisation caritative locale à tirer le meilleur parti de son récent investissement dans Office 365.

Community Counselling est une organisation caritative locale basée à Malton, qui fournit différents types de services de conseil et de psychothérapie aux personnes vivant à Ryedale, dans les districts de Scarborough Borough et dans le North Yorkshire. Ils comptent sur des subventions, des dons et diverses activités de collecte de fonds pour être en mesure de fournir ces services indispensables.

Après avoir entendu qu’ils enregistraient des vidéos de formation sur un iPhone et les distribuaient à tous les conseillers via WhatsApp, j’ai ressenti le besoin d’offrir de l’aide. Ils ont la suite complète d’applications Office 365, mais ne savaient utiliser que Word, Outlook et Excel, une situation que nous rencontrons bien trop souvent. Ils n’avaient pas de budget pour la formation donc les petites icônes qu’ils voyaient à chaque fois qu’ils se connectaient à office.com restaient un mystère pour eux !

David Brown, notre spécialiste du lieu de travail moderne, a très gentiment proposé de passer quelques heures à leur présenter les produits pour leur donner un aperçu de haut niveau des principales applications. Il a couvert beaucoup de terrain et les a totalement époustouflés ! Je pouvais voir leur enthousiasme et entendre les rouages ​​tourner alors qu’ils réfléchissaient à la manière dont ils pourraient simplifier et rationaliser tant de leurs processus.

Après le départ de David, nous avons passé du temps à réfléchir en groupe pour déterminer lesquelles de leurs procédures standard, souvent très manuelles, pourraient être remplacées ou améliorées en utilisant l’une des applications Microsoft Ofice 365.

Je leur ai montré comment utiliser Teams pour la collaboration, les appels et enregistrements vidéo et la messagerie instantanée. Nous l’avons même configuré sur leurs téléphones et ils se sont amusés avec les GIF disponibles ! Je leur ai expliqué comment utiliser OneNote et ToDo, mais l’application qui s’est démarquée le plus, grâce à laquelle ils ont pu constater des économies de temps et d’argent instantanées, était Forms.

Actuellement, ils envoient un formulaire d’évaluation à chaque client après leur dernière séance de conseil par la poste avec une enveloppe timbrée pour que le client renvoie le formulaire rempli. Ils vont le remplacer par un formulaire électronique qu’ils peuvent envoyer par e-mail au client juste avant sa dernière séance de conseil et lui demander de la compléter. Ils incluront également un lien sur le formulaire pour tous les clients qui souhaitent faire un don à l’organisme de bienfaisance. Ils étudient d’autres façons d’utiliser Forms pour accélérer leur administration interne.

Ils utiliseront également les appels vidéo et les enregistrements Microsoft Teams pour former les conseillers à l’utilisation de Dynamics 365, leur nouveau système CRM. Ils étaient particulièrement enthousiastes à l’idée de pouvoir prendre le contrôle des postes de travail les uns des autres lors de la démonstration du produit.

Tout le personnel de Community Counselling était très reconnaissant que nous les ayons choisis pour aider en utilisant notre journée de bénévolat et je suis certainement reparti avec le sentiment d’avoir rendu quelque chose à ma communauté locale !