Plus de problèmes lorsque vous collez du texte d’un PDF dans Word : voici ce que vous devez faire

Lorsqu’il s’agit de collecter des informations pour créer un document, en effectuant une recherche sur Internet, nous pouvons trouver les informations dont nous avons besoin, des informations qui peuvent être affichées au format HTML sur n’importe quel site Web ou même au format PDF, surtout lorsqu’il s’agit d’informations plus spécialisées telles que rapports, analyses, etc.

Le problème auquel nous sommes confrontés lors de la copie de texte à partir d’une page Web ou d’un fichier PDF est le format. Ainsi, pour éviter d’avoir à formater le document à partir de zéro, nous collons toujours le texte non formaté dans Word. Cela entraîne un problème sérieux, surtout lorsque nous extrayons le document d’un fichier PDF, car un saut de ligne supplémentaire est inclus à la fin de la ligne, donc lors du collage dans Word, cette ligne détruit absolument tout le formatage et rend illisible, à du moins d’une manière simple.

Ce problème se produit notamment lorsque nous devons copier plusieurs paragraphes d’un PDF et les coller dans Word. La solution habituelle est d’y aller, ligne par ligne, en le supprimant et en ajustant le texte pour qu’il nous offre l’information de la même manière que celle que l’on peut trouver dans le fichier original. Cependant, lorsque les documents sont très longs, non seulement cela peut nous prendre beaucoup de temps, mais nous pouvons aussi finir par supprimer une partie d’une ligne et devoir recommencer si nous nous en rendons compte trop tard lors de la lecture du document.

Heureusement, il existe une astuce que nous pouvons utiliser pour éviter ces sauts de ligne ennuyeux qui nous obligent à passer plus de temps lorsque nous devons extraire le texte d’un document PDF et le coller dans Word.

Supprimer les sauts de ligne dans Word

Collez le texte d’un PDF dans Word tout en préservant la mise en forme

La première chose que nous devons être clairs à propos de cette astuce est qu’elle n’est valable que lorsque nous la collons dans Word, nous pouvons donc l’utiliser dans des applications similaires à moins que nous ne recourions à la copie de texte brut, sans aucun type de séparation.

Pour éliminer les lignes supplémentaires que Word introduit dans le texte que nous collons à partir d’un PDF, nous allons utiliser la fonction Rechercher et remplacer. Cette fonction se situe en haut de l’application et pour y accéder il suffit de cliquer sur la loupe qui la représente ou d’utiliser le raccourci clavier Alt + q.

Ensuite, on va au début du document pour inviter Word à rechercher le caractère ^pa à partir de cet emplacement (on peut limiter la recherche à un paragraphe en le sélectionnant au préalable). Ce caractère représente le saut de ligne dans Word. Pour l’éliminer et pour que le dernier mot et le premier des paragraphes que nous voulons joindre soient séparés, nous allons le remplacer par un espace afin qu’il ne soit pas nécessaire de saisir de caractère, nous pouvons le laisser vide.

Supprimer les sauts de ligne dans Word

Pour effectuer les modifications, automatiquement à la fois dans le texte sélectionné et à partir de l’emplacement du curseur, cliquez sur Remplacer tout. Une fois le processus terminé, Word nous montrera le nombre de modifications apportées au document.

Supprimer les sauts de ligne dans Word

Cette astuce élimine les sauts de ligne de l’ensemble du document ou du texte que nous avons sélectionné, il est donc très important de savoir où nous voulons l’appliquer pour éviter qu’il n’affecte l’ensemble du document. Enfin, il convient de jeter un œil au document pour vérifier que toutes les modifications ont été effectuées correctement et que nous n’avons pas éliminé un saut de ligne qui aurait dû être là.